飞阳RFID档案条码管理系统解决方案

　　1　简介

　　1.1　基本介绍

　　适用对象：有一定数量的档案的组织，包括各种类型的档案室、档案馆、人事管理档案部门、国土、工商、建委、税务、财政、各大中小教育院校、企业，也可以用于对图书馆的图书管理。

　　产品简介：系统全称为档案条码管理系统(Integration Document Bar Code Manage System)，是飞致创阳自主研发的、针对有一定数量档案的组织，方便其管理物理档案(即实物档案)及电子化档案的应用软件，已经在北京市国土资源局及其下辖20个分局成功应用。软件采用Browser(客户端)/Server(服务器端)结构模式开发，界面简洁，操作简单，维护简便。

　　支持码制：系统默认支持的二维条码码制为QR Code条码格式。

　　1.2　应用价值

　　我们都这样管理档案：

　　l 出入库：采用纸质或excel方式记录，以便了解出入库情况。

　　l 存放：业务不断增长，历史档案随之增加，建设超大物理空间用于存放档案。

　　l 利用：借阅归还采用纸质或excel方式记录，以便规范管理。

　　l 管理：采用excel建立档案列表，方便统计;采用人工方式对档案进行清查核对。

　　l 电子化：为便于利用，将档案全部扫描成图像文件后，放到单位的服务器上，共享方式查看。

　　我们都知道问题所在：

　　l 存放：

　　大量的业务，需要若干阶段(几个月、几年甚至几十年)才能完成。

　　为便于查找，需要将这些阶段的档案都放到一起，只好在摆放档案时预留空位，导致存放空商更加紧张;

　　为节约空间，可以按档案产生时间的顺序存放，但查找时又非常不便;

　　大量过期档案，既没有多少保留价值，又不便随意处理，真有点“食之无味、弃之可惜”。

　　l 利用：

　　借阅管理不足，纸质的借阅登记，一是查询困难，二是对于很多快速查看者(看几分钟的)，现实条件中纸质借阅登记形同虚设，三是对档案控制困难，借出和归还容易出现档案缺失;

　　珍贵历史档案，频繁的查看可能会形成破坏。

　　l 管理：

　　查询统计时，每次通过excel进行，操作复杂且相对专业;

　　清查核对时，需要大量人工进行核对，此时纸质借阅登记的缺点暴露的清清楚楚：需要一卷卷核对到底是缺失了还是借出去了。

　　l 电子化：

　　电子化方便了我们的查看，解决了过期档案的存放问题，这很好。但如何记录何时何时人看过哪些档案呢?如果有涉秘档案，如何控制查看的权限呢?

　　利用该系统，我们可以做得更好：

　　l 出入库：通过系统进行登记导入，可单个也可批量。

　　l 存放：

　　入库时对档案进行位置编码，无论如何存放，都可以快速方便的查找定位;

　　利用飞阳rfid技术，可以实现对档案的精确定位。

　　l 利用：

　　借阅管理电子化登记。

　　针对电子化档案，实现远程借阅、远程审批、到期自动终止借阅;

　　针对实物档案，利用飞阳rfid或二维条码技术，无需人工输入，借助扫描设备，轻松完成借阅及归还登记;

　　充分利用电子化档案，减少对珍贵档案的破坏。

　　l 管理：

　　查询方便，系统提供多种条件，可以方便组合;

　　统计简单，设定好不同的统计条件，可以简单快速的给出统计结果和明细;

　　清查核对，利用飞阳rfid或二维条码技术，通过手持终端设备，快速完成对档案的收集，通过与借阅登记信息进行比对，系统自动给出档案清查核对的结果：哪些档案丢失了、哪些档案被借出不在库了。

　　l 电子化：

　　采用完整的权限控制管理手段，可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织;

　　针对政府等机构，还可以分为内、外部人员的不同方式进行借阅，使公众可以通过机构提供的查询渠道(办事大厅、互联网)查阅关注的档案。

　　1.3　架构设计

　　l 明确技术标准，结构化数据设计，信息共享，数据整合

　　明确采用的技术标准，采用结构化设计数据存储方式，基础信息共享使用，整合数据流，做到有点有面。

　　l 开放式体系架构

　　功能的可扩展性强，使用的可操作性强，维护的简易便捷灵活。

　　l 符合档案管理业务特点的体系架构

　　适应档案管理的业务流程的调整，通过工作流引擎实现流程重构和随需变化。

　　l 灵活、安全、严格的操作应用及维护

　　利用平台的开放性，实现信息的多渠道共享，集中展现。为工作决策提供依据，提升工作效率。通过分级别、按功能模块、部门、人员、具体数据的四级授权机制，实现权限控制的精确、高效管理。

　　l 多层架构体系，分离系统的应用、数据运算、数据存储

　　采用三层架构体系，将系统的应用、数据运算、数据存储全部分离开，一方面实现系统的开放性，为其它系统或应用时共享数据提供接口，另一方面，为系统本身的应用提供了更多的可扩展性、可操作性。

　　1.4　技术标准

　　“严密整体设计、把握核心需求、人性化界面设计、协同管理模式、全面动态配置”是我们的主体设计思想。

　　1、 开发标准规范

　　项目开发遵循ISO、GB 和行业标准、规范，即须遵循《GB8566-88计算机软件开发规范》、《GB8567-88 计算机软件产品开发文件编制指南》、《GB9385-88 计算机软件需求说明编制指南》、《GB9386-88计算机软件测试文件编制规范》等。

　　能够支持多种网络传输协议，方便有效地实现与各种系统连接和交换数据。

　　2、 使用技术标准

　　全面采用的微软的技术平台，开发该项目。其基本开发及运行环境如下：

　　开发语言：Asp、Asp.Net、JavaScript、HTML、SHTML

　　操作系统：WINDOWS 2000 SERVER或WINDOWS 2003 SERVER

　　数 据 库：Access及SQL SERVER

　　应用服务：IIS5以上或客户端直接调用

　　二次开发接口：开放源代码、开放数据库结构

　　3、 采用技术构架

　　以三层构架定向开发该项目，其第一层(即“用户界面层”)，采用http方式直接应用，界面层主要是微软ASP、.net语言和HTML语言编写;第二层(即“业务逻辑层”)，采用组件化控件方式编写的功能实现方式;第三层(即“数据层”)，采用存储过程实现程序对数据库的数据操作、两者之间的数据交互;同时，通过提供数据调用方式及自定义函数，为以后软件系统功能扩展时的二次开发提供数据交互接口。

　　1.5　运行环境

　　iDCM系统运行所必须具备的基本运行环境包括服务器端软硬件、客户端软硬件(可选)，其配置具体如下：

　　1. 软件(服务器端)

　　1、数据库 SQL2000及以上;

　　2、操作系统 服务器 win2000 server 及以上

　　3、浏览器 IE 6.0及以上;

　　4、备份工具 根据CEMC需要进行选配;

　　5、机器名 不能带“-”字符，不能是中文字符;

　　6、IP地址 不限定，最好静态指定的独立IP地址;

　　7、专机专用 除办公软件外，建议最好不要装其他应用软件。

　　2. 软件(客户端)

　　1、操作系统 windows系列操作系统

　　2、浏览器 IE 6.0及以上;

　　3、字处理 office系列;

　　3. 硬件(服务器端)

　　最好配单独的服务器。

　　4. 硬件(客户端)

　　普通PC机，性能越高越好，显示器分辨率保证不低于1024×768。

　　以上配置由客户自行准备。

　　在飞阳软件系统的报价中，还包含以下硬件配置，具体如下：

　　5. 条码扫描器(1台)

　　设备名称：FY-2520

　　技术参数：

　　全向扫描模式，能够解读所有标准一维条码和PDF417、microPDF、Postal以及QR等二维条码。

　　能够清晰的扫描jpg、bmp、和tiff格式的图像。

　　外壳结实可靠，考虑不同的操作环境。

　　目标锁定精确，加快扫描速度。

　　支座自动探测功能,便于固定式扫描，考虑档案清查使用。

　　接口方式：串口、键盘口和USB方式。

　　6. 条码打印机(1台)

　　设备名称：S4231

　　技术参数：

　　打印速度：最快能达到每秒钟5英寸以上。

　　处理器及内存：处理器为32位，内存4M RAM / 2M FLASH。

　　支持一维和二维的条码打印。支持串口、并口和USB打印方式。

　　2　功能介绍

　　2.1　功能简介

　　系统分为三个部分，分别为：

　　协同办公——协同办公的基本功能

　　档案管理——档案管理系统的全部功能

　　系统管理——系统用户、权限及其它必要的管理及设置

　　以飞阳iOA为基础，结合二维条码或RFID技术，实现对档案的规范管理及协同应用。

　　2.2　协同办公部分

　　该部分的主要目的是实现组织内部的协同及无纸化办公。

　　l 在线沟通：

　　分为：即时交流、在线调查、员工论坛三个功能

　　作为组织内的员工间涉及工作方面的交流平台，结合了电话、邮件、qq、msn等主要沟通功能，不仅规范了组织内部的工作沟通行为，同时还能协同员工的沟通内容，，使组织管理更加即时方便快捷。

　　l 公共信息：

　　作为一个功能，内容可细分为组织新闻、通知、规章、知识

　　作为组织文化展示的共享平台，实示展现组织的各种信息、资讯。信息的发布经过相应的审批流程，同时还可以确定信息的接收范围，在共享组织公共信息资源的同时，做到对这些信息的可控性、可操作性。除了体现出信息共享的作用，还为组织的知识积累提供了一个有效的管理工具。

　　l 个人办公：

　　分为：待办事项、待阅信息、日程、日记/计划、通讯录、我的建议、个人短语/相册/收藏等主要功能

　　组织内的任何一个员工，都可以通过此平台，办理属于自己的办公事务;完善的主动提醒功能，随时提醒自己需要办理的各种事务;丰富的个性化功能，为展现个人的风采提供了平台。

　　l 行政办公：

　　分为：会议管理、车辆管理、资产管理等三个功能

　　以工作流为基础，将组织内涉及到行政办公的事务集中起来，实现网络协同及无纸化办公，不仅规范了组织内的行政管理方法、提高了管理水平，同时还实现了“事找人”的主动提醒办公，减少因人为因素而出现不必要的遗漏。

　　2.3　档案管理部分

　　档案管理的核心功能，实现对物理及电子档案的一体化管理，以下所有功能，都可以分为物理档案及电子档案两个部分，即可以两者同时使用，也可以分别使用。

　　l 借阅导航：

　　为初次进行档案借阅的人提供的借阅向导，帮助不熟悉的用户理解借阅过程。

　　l 内部借阅：

　　分为：快速借阅、借阅申请、我的档案柜

　　快速借阅，针对有档案借阅权限的用户，提供的快速查看电子档案，该功能需要电子化档案的支持，借阅过程不需要管理员审批，借阅记录自动生成;

　　借阅申请，需要详细查看的档案，无论是电子还是实物的，需要通过该功能进行申请，得到审批后才可以看到档案;

　　我的档案柜，记录所有个人的档案借阅记录。

　　l 外部借阅：

　　分为：借阅申请，档案查阅、借阅记录

　　主要为非组织内人员借阅查看档案设计的功能，外部人员先到组织的接待处提出借阅申请，由接待人员通过系统提交申请书，并填写外来借阅人基本信息，系统同时生成随机档案查阅密码;

　　档案查阅，当外部人员的借阅申请获得审批后，借阅人员根据获得的随机档案查阅密码在指定的设备上(如接待处的某pc机上)、指定的时间内查阅，过期自动终止借阅;

　　借阅记录，外部人员的档案借阅记录留存;

　　说明：该功能也可以将外来借阅扩展到互联网上，借阅人员通过互联网自行提交借阅申请，然后通过互联网在指定的时间内查看所借阅的档案。

　　l 借阅管理：

　　分为：借阅登记、借阅审批、借阅归还、历史借阅

　　借阅登记，针对没有条件进行申请的用户，直接到档案存放处借阅的，直接进行借阅登记;

　　借阅审批，通过系统提交的借阅申请，都在此处进行审批，如果是实物档案的借阅，还需要在此处进行领档登记，领档登记可以结合二维条码，直接扫描识读，无需人工输入;

　　借阅归还，如果是电子档案，借阅到期后自动归还，如果是实物档案，在此处进行归还登记，可以结合二维条码，直接扫描;

　　历史借阅，所有借阅过程记录的查询留存。

　　l 档案管理：

　　该部分功能主要为档案管理人员使用，分为：档案登记、档案查询、档案管理、档案统计、档案清查、条码打印、档案分类

　　档案登记：即档案入库，将归档的档案导入到系统中(仅档案核心信息列表，即表单部分)，可以单条录入，也可以批量导入。同时，指定电子档案的目录及对应图象位置(文件位置)，指定物理档案存放的位置(档案柜位置);

　　档案查询/管理：可以查询、更新、或维护档案信息，此功能针对档案管理人员，因此查询时不受权限控制;

　　档案统计：根据自定义的统计条件(档案列表表单中有的信息)以图表的方式统计出需要的数据，可以获得统计结果的明细，并导出其它格式的数据(如excel)

　　档案清查：结合二维条码，与pda掌上识读设备，工作人员先到档案馆扫描现存的所有档案，再将数据导入到系统中进行比对，给出清查结果(是否在库、是否被借出、是否缺失);

　　条码打印：系统自动生成指定档案的二维条码，并可以通过专用条码打印机打印出条码(二维条码用于粘贴至物理档案上，代替手工抄写，便于借阅、清查时快速扫描);

　　档案分类：定义档案的分类属性，包括名称、代码、借阅默认时长、详细表单内容、查询及列表上可显示的字段、生成的二维条码所包含的内容等(可包含中文信息)。

　　l 权限设置：

　　主要是对档案的借阅权限进行管理设定，详细可以参考《精确权限设计》中的说明。

　　2.4　权限设计

　　权限控制的四个主要对象：借阅人、单个档案、、借阅人部门、分类档案。其中前两个对象为个体权限，后两个对象为公共权限。当借阅人针对档案发出借阅请求时，系统首先判断个体权限，然后再判断公共权限。具体实现过程如下：

　　l 个体权限：判断被借阅档案是否有限制：

　　档案有限制时，再判断当前借阅人是否有权限查看，无权立即终止借阅流程，有权即完成借阅流程——实现借阅;

　　档案无限制时，进入第2步。

　　l 公共权限：判断被借阅档案所属分类是否指定了借阅人：

　　所属分类指定了借阅人的，再判断当前借阅人是否有分类权限，无权进入第3步，有权即完成借阅流程——实现借阅;

　　所属分类未指定借阅人的，进入第3步。

　　l 公共权限：判断被借阅档案所属分类是否指定了借阅部门：

　　所属部门指定了借阅部门的，再判断当前借阅人所属部门是否有分类权限，无权立即终止借阅流程，有权即完成借阅流程——实现借阅;

　　所属部门未指定借阅部门的，立即终止借阅流程。

　　需要强调的是，上述权限控制为严格控制方式，即单个档案或档案分类未设置权限时，所有人均无权借阅，即“未指定权限不可借阅”，系统可以调整权限控制方式为一般控制方式，一般控制方式为“未指定权限均可借阅”。同时，默认情况下，部门对分类档案的借阅权限，大于个人对分类档案的借阅权限，即借阅人对分类档案无权限但借阅人所属部门对分类档案有权限，就可以借阅，此处也可以通过系统进行调整。即调整为借阅人对分类档案无权限时，就立即终止借阅流程。

　　通过以上的权限设定，不仅可以做到对系统内的每一个借阅人、每一卷档案进行精确控制，也可以做到对档案权限的批量控制(分类档案针对的部门)。