RFID档案管理系统-RFID智慧档案管理-东识科技

1. 项目背景

1.1面向对象

?DONWIT东识科技RFID智慧档案管理系统是依托互云计算、大数据、RFID技术、数据库技术、AI、视频分析技术对档案进行统一管理、分析的信息化、智能化、规范化的系统。

近年来，我国档案事业取得了长足的发展，随着档案事业规模的扩大，档案数量也逐日增多，种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。档案馆管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统解决方案。在这种背景下基于射频识技术(简称RFID)的档案管理系统便应运而生。

RFID档案管理系统是以先进的RFID技术为基础，结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术，构建的实体档案信息管理系统，实现了实体档案的数字化管理和流通环节管理、档案仓库管理、提高了档案馆对档案全部业务流程的精确监控管理。

1.2档案馆需求与建设目标

东识科技RFID档案管理系统是以先进的RFID技术为基础，结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术，构建的实体档案信息管理系统，实现了实体档案的数字化管理和流通环节管理、档案仓库管理、提高了档案馆对档案全部业务流程的精确监控管理。

本系统采用B/S架构，通过浏览器方式登录，通过仓库盘点，依靠该系统实现档案实体清点和排架的信息化管理。不仅能掌握准确的档案数量，更能掌握档案类别和实时位置信息，从而提高档案库房管理的效率。

通过对档案密集架层格及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助排架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后，可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图，为日常档案管理提供快捷的人机界面。

通过网上办理借阅、归还业务提高档案馆业务办理速度。借阅大厅开设自动查询服务(查询机)、仓库管理员装配移动手持机提高寻找档案的效率。

档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用，应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。

智能化库房实管理系统现对库房进行综合性、智能化管理过程。系统可与原有馆藏档案系统实现无缝衔接，并对库房进行模拟和综合管理功能。对档案实体采用RFID技术对档案实体进行智能化管理。

2. 系统整体思路

2.1系统应用架构

东识科技系统应用架构分为三个逻辑层次：采集层、应用层、展现层。

· 采集层：读写器(RFID通道、一体式读写器、手持机等)读取电子标签数据，然后通过网络或其他方式传输至服务器。

· 应用层：在应用层实现RFID档案管理应用功能，包括标签管理、入馆管理、出馆管理、查阅管理、盘点管理、统计分析、扩展应用等。

· 展现层：用户可以通过PC终端、手持机、显示屏等方式登录系统。

2.2电子标签方案

本方案中东识科技主要推荐使用稻源生产的RFID档案标签，采用Label，敏感度良好， 广泛应用于图书、档案、物流等行业。

2.2.1标签信息设定

档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。

2.2.2标签的制作

标签的制作建议采用Label，可以在上面打印信息，贴在客户要求的位置。

2.2.3标签安装

在档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质，利于RFID标签的粘贴与取下，同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求，可在盒内放置少量干燥剂。

3. 项目设计原则

本次东识科技RFID智慧档案管理系统建设，在符合开发要求定义的基础上，还要为系统的进一步发展和扩充留有充足的空间。设计中需要考虑食品安全溯源等其他发展，进行统一规划和设计。由于本次项目建设以业务、数据为核心，设计原则具体如下：

· 满足业务/管理需求原则

从实际需求出发，遵循业务/管理应用为主导优先原则，客户最需要的业务数据为基础，以实现食品安全溯源需求为目标。

· 统一规划、标准规范

系统建设应采用“统一规划、分步实施、统一标准、降低风险”的策略。在遵循管理规范的前提下，事先进行总体规划设食品安全溯源系统设计和标准体系建设，分步进行建设。 总体规划方案的设计要从简单实用角度出发，遵循一体化原则，减少系统复杂性。

· 成熟先进

在保证成熟性、实用性、可靠性的前提下，系统建设在设计思想和实现技术两方面都必须坚持先进性原则。

· 安全可靠原则

系统建设必须具有高安全性和高可靠性。要采用严格完善的安全措施，从网络、系统、应用、用户、数据等方面确保业务系统的可靠性和保密性，服务质量和信息安全是 IT 规划、设计、建设方案的根本。必须考虑建立统一完善的安全标准、安全技术措施、安全管理制度，制定明确的数据分类保护等级规范， 建立统一的用户管理和访问控制机制。

· 易维护与扩展原则

系统应该具备安装方便、配置方便、使用方便等特点。系统整体构架灵活，应提供简单的维护工具，以满足功能扩充的要求;同时，要能与其它信息系统有机结合，协同工作。

以上几点相互关联，相辅相成，构成了本次项目建设构成了的总体指导原则。

4. 业务功能介绍

东识科技RFID智慧档案管理系统主要有如下功能：

标签初始化

标签在入库之前让专人发卡，给货物贴标签，标签的信息包括档案的种类、型号、出厂日期等信息。

电子标签初始化主要完成档案信息和电子标签的绑定，写入电子标签编码(EPC)，打印电子标签信息，绑定标签与档案，验证电子标签等流通前的基础工作。系统提供便捷的修改功能，可对电子标签信息进行修改，并将修改情况记录在系统中，同时还提供标签修改功能。

出入库管理

要实现无缝衔接，实现对档案出入库的自动记录，包括自动登记档案的出入库时间、经手人等情况，便于及时了解档案出入库的情况信息。

档案上架

档案上架是模拟档案实体上架的功能，要求通过档案上架操作自动生成档案的存放地址，实现档案实体与档案数据的自动关联。可自动对档案进行批量上架，包含档案存放在哪号库房、哪个密集架或者哪层上，上架后自动生成档案的存放位置索引。

档案移架

存放在库房中的档案，根据接收和鉴定情况，定期需要对其位置进行调整，档案调整包含库房间调整、密集架间调整、列间调整、同列内调整和同排内调整。

(1)库房间调整：要具有对档案从A库房调整至B库房的功能，调整后，存放位置索引即更新到新库房的密集架底下，从而实现对档案的库间调整。

(2)密集架间调整：要具有对A密集架调整至B密集架，调整后，存放位置索引即更新到新的密集架底下，从而实现对档案的密集架间调整。

(3)列间调整：要具有对同一个密集架内部的从A列调整至B列，调整后，存放位置索引即更新到新列底下，从而实现对档案的列间调整。

(4)同列内调整：要具备对同一个列内部的从A排调整至B排，调整后，存放位置索引即更新到新的排架底下，从而实现对档案的同列内调整。

(5)同排调整：要具有对调整同一排档案的前后顺序的功能。

档案检索定位

要提供了档案检索功能，可根据查询的关键字对档案进行查询，在查询到所要查找的数据后，即可对档案进行定位跟踪，并通过点击查看档案目录和档案原文。

库房统计

库房统计是要提供了实时库房统计功能，可自动统计如下信息：

(1)可自动统计每个库房已存放档案总量、还可存放档案数量、库房空置率情况等，也能自动统计各库房存放档案明细情况，如档案种类、全宗、保管期限、密级等，同时还可以将各个密集架的空置情况进行自动统计汇总;

(2)可自动统计每个密集架已存放档案总量、还可存放档案数量、密集架空置率情况等，也能自动统计各密集架存放档案情况明细，如档案种类、全宗、保管期限、密级等，同时还可以将密集架内各列、各排的空置情况进行自动统计汇总。

(3)系统还提供了自定义统计功能，可根据需要自定义各种条件进行分组统计，并将统计结果进行输出。

档案调阅归还

系统与原有馆藏档案综系统自动进行无缝衔接，并将有调出的档案进行自动记录，并进行显示，密集架是智能型的，还能与其进行对接，将自动将所存放档案的密集架打开，此时库房管理员直接进入提取档案即可。重复调阅时自动进行提醒。在调阅的档案归还后，密集架也会自动打开，库房管理员直接将档案放入即可，系统自动将借出标志进行恢复，以便下次进行再次调阅。

系统也要支持条码识别功能，可通过扫描枪对条码进行识别，然后自动定位需要归还的密集架，从而实现归还操作功能。

系统还会自动记录每份档案的调阅及归还情况，以便及时、动态的反应库房实体档案的调阅情况信息，并能对其进行统计。

档案盘点

仓库工作人员进行盘点作业时只需通过RFID手持设备扫描。系统自动统计扫描数量，并与系统中根据日常操作记录得出的理论数据进行差异对比，并可查看差异的库位信息。

档案防盗

在有需要的位置设置文件档案区域检测通道，检测文件档案通过的合法性，防止文件档案有意或无意被携带出档案馆或进入非法区域。

档案轨迹显示

通过对电子标签位置的实时跟踪，自动生成电子标签的移动轨迹，并以图形化的形式进行展示。