采用RFID技术进行档案库房管理

在传统的档案库房管理当中，主要是运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位，及实物档案的物流管理。此传统的档案管理方式仍存在档案查询、盘点困难，处理时间长等低效率现象。
 

传统的档案库房管理一般来说具有这样的弊端：

1.对失效档案的管理滞后

档案管理中需要经常性销毁处理没有价值的过期档案，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，造成管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理，形成大量冗余档案。

2.档案查阅耗时长

随着档案规模与种类越来越庞大，档案查找日渐困难。一旦所需查找的档案没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。

3.档案存放次序较易被打乱

档案管理一般都按分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和不可避免的人为疏忽错误，档案存放的次序难免被打乱，档案存放变得越来越无序。

4.档案入库流程繁琐且低效

传统的管理方式，档案入馆后先进行分类、排序，并装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种传统管理方式耗费大量人工和时间，手工处理方式使得管理流程繁琐且低效。

天津小蜜蜂认为，RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。
 

档案库房管理应用RFID技术的流程：

标签信息项的设定

档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

标签安装

将档案电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质，利于RFID标签的粘贴与取下，同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求，可在盒内放置少量干燥剂。

固定阅读器安装

在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，固定阅读器通过有线或无线网络的方式将信息实时上传至后台服务器。

移动手持阅读器的使用

用于档案资料盘点、顺架清理。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案顺架盘点。

RFID档案库房管理流程：

盘点管理：

由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

防盗管理：

所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。