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企业文档管理RFID解决应用方案
企业文档管理RFID解决应用方案
计算机的普及使得电子文件大有逐步取代传统纸质文件之势，但事实上，纸质文件依然在一些政府机构和企事业单位中起着至关重要的作用。这些不可替代的文件会频繁地被不同的人员调用，这就给一些拥有大量重要纸质文件的政府机关、金融机构、律师事务所等的文件管理带来很多问题。一方面，不能够及时的找到急需文件，会严重影响到工作效率；另一方面，文件的丢失，会造成难以估量的损失。当文件管理遇到有源RFID，Smart File独立于世，这一切都变得简单了。
1 SmartFile系统简介
广州航天时代信息科技有限公司研发的基于有源RFID的文件管理方案SmartFile，通过在每个文件夹上贴上一个有源电子标签，在每个办公室（房间）安装一个读写器，不仅使得用户能够通过计算机软件轻松查找这些文件，在办公室地图上了解他们的大致位置，甚至能够控制标签上的蜂鸣器和LED发出声光提示，让用户能够更轻松便捷的掌握文件。该系统的原理图如图1所示。
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当用户需要查找某一文件时，只需要在计算机应用软件中在该文件的编号上点击“呼叫”按钮，安装在各办公室的读写器将对各自所“管辖”区域的所有电子标签进行读取。当某读写器读取到该目标标签时，读写器将按照设置要求控制该标签进行声光提示。因此，文件查找人员即可根据软件提示，直接去安装该读写器的办公室内，根据目标标签的声光提示轻松找到该目标文件。
凝聚公司创新精神的SmartFile文件管理系统能够化低效繁琐的文件搜寻为电脑上轻松一键，不仅大大的节省了时间成本，提高工作效率，更是对文件管理的优化。
2 系统组成
基于有源RFID的文件管理系统主要由三部分组成：SmartFile电子标签、SmartFile读写器、SmartFile 客户端软件。
2.1 SmartFile电子标签
目前企业单位中惯用三寸文件夹，七所的SmartFile也首先针对该种文件夹进行文件定位跟踪方案的设计。该标签集成蜂鸣器、LED灯和按钮，功能强大，外形美观大方，其实物图如图2所示。
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图2：SmartFile电子标签实物图
SmartFile电子标签的规格参数如表1所示。
表1：SmartFile电子标签规格参数
规格尺寸 标准规格55mm*41.5mm*11mm ((其他尺寸可定制))
重量 23.2g
供电 CR 2450 3V 锂电池
工作信号 蜂鸣器+LED
外壳材料 ABS
按钮功能 在找到文件时按下按钮，可停止声光提示
2.2 SmartFile读写器
SmartFile读写器实物图如图3所示。
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图3：SmartFile读写器实物图
表2：SmartFile读写器规格参数
接口 TCP/IP
规格尺寸 直径152mm 高: 98mm
重量 280g
供电 以太网供电
读写距离 半径50m
天线方向 全向
2.3 SmartFile 客户端软件
客户端软件支持多系统和多种数据库，提供实时可视的交互式界面，兼容性强且易学易用，可设置不同管理权限的用户，方便对文件及用户的管理。该客户端软件界面图如图4所示。
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图4：客户端软件界面图
(1) 文件信息录入，修改
(2) 文件查找，定位，呼叫
(3) 文件跟踪，历史物理位置查询
(4) 文件标签电池电量显示
(5) 事件管理：文件呼叫日志可查询
(6) 其他可扩展功能
3 SmartFile系统特点
(1) 实时区域定位：用户通过客户端软件进行的文件定位精确范围在5米之内。
(2) 声光提示：带有蜂鸣器，LED及按钮的有源电子标签，能够发出声光提示，帮助更快的更准确的找到所需文件。
(3) 软件功能强大：分级权限设置；文件信息录入，修改；文件查找，定位，呼叫和历史物理位置查询；文件标签电池电量显示；事件管理。
(4) 安装方便：吸顶设计，POE供电的控制器，利用原有网络基础设施。
(5) 操作简单：通过软件进行定位，并可通过呼叫功能，灵活设置文件上的电子标签提示方式和时长。
(6) 提高员工满意度：省去焦头烂额的寻找，取而代之的是几个简单的电脑操作，就能让繁琐文件尽在掌握。
4 安装部署
(1) 客户首先安装SmartFile 客户端软件，并提供场所平面地图；
(2) 由技术工程师在现有网络覆盖的实地场地做读写器信号测试，设计读写器合理布局，并进行调试；
(3) SmartFile实时定位系统设计安装完毕，由工作人员将文件资料及其对应的电子标签ID录入软件，完成初始化，即可对文件进行实时定位跟踪和管理。
