窍楚见解略析现代档案数字化管理建设

随着我国人口数量的不断增加，档案管理工作就变得越来越困难，不仅要面对数量庞大的档案信息，还要进行归纳、保管。因此，档案管理现代化是时代发展的必然趋势，终将会取代传统的文件档案储存方式。现代化档案管理工作在信息化的帮助下无论是在工作效率方面，还是安全性能方面都起到了很好地效果，为我国的档案事业发展打下了良好的铺垫。

档案数字化的必要性

我国科学技术的不断进步下，当前计算机技术以及通信技术得到了广泛的应用，随着计算机技术以及通信技术的广泛利用，我国也正式进入到了信息化时代，极大地改变了人们的生活方式，显著的提升了工作效率，将信息技术利用到各行业中，也让档案管理工作发生了巨大的变化，不断向着信息化和数字化的进程发展，与此同时也对新时期下企事业单位档案管理人员提出了新的要求，相较于传统的纸质档案管理，数字化档案管理更加便捷，查询和利用档案资源更加方便，迎合了新时代的发展需要。

当今，我们处于以“互联网+”主要标志的信息大爆炸时代，信息化充斥到社会的每一个角落。信息化与绿色档案相融合，建立全新的档案管理系统可以为社会提供一站式的档案信息服务工作，能够与全球信息化潮流保持一致的步调。更能为档案事业发展创造一个安全稳定、便捷高效的环境空间。把“互联网+”为代表的现代信息化理念与绿色档案深度融合，就可以实现档案管理思维的改变也可以实现管理模式的创新。档案数字化如何实现？

档案馆数据化管理功能的实现路径

档案数据化转型指的是在档案中，以数据作为载体和表现形式的那部分档案，其外延既包括档案内容、结构、背景数据，也包括非档案内容本身但档案产生的软硬件环境数据、档案业务活动过程中产生的数据以及应该归档但未进行归档的政务数据等，既具有档案性也具有数据性。档案数字化管理在实际操作时一般分为两种，一种在档案收集之初即为数字化信息档案。一种是在原本为纸质档案，需转化为数字化文件保存。

1、构建数字信息化管理平台

为更好地发挥数字信息化档案管理系统在资源整合、查询、阅读等诸多方面的优势，加快信息资源的共享利用，为人们提供更加快捷的档案服务，则需要根据日常档案管理工作的内容、流程，构建与之相适应的数字信息化管理平台。该类型平台主要包括档案接收、档案使用、档案鉴定三大模块，而根据档案管理的工作流程，可以将其分为档案收集、整理、共享等八个环节，其中各环节紧紧相扣，形成体系化的档案管理流程的闭环，为数字信息化档案管理系统的构建打下了坚实的基础。

2、引入数字档案技术

在传统档案管理工作中，主要包括档案记录、存储、检索三个内容，在数字信息化档案管理系统的构建过程中，需要引入以电子档案库和具体化分析管理模式的数字档案管理技术。所谓电子档案库，是指以数字化形式建立的资料存档形式，档案管理人员可以根据需要对电子档案库中的资料进行差异化设置，定期检查档案阅读情况。

1）OCR录入技术

对于纸质档案转化为数字化档案存储前，OCR录入是减少人工操作，保障信息安全的最快捷径，传统的文字识别技术是将图像进行二值化和灰度化后，将文字作为前景信息，其他部分作为背景信息，通过区分两者的明暗不同来判别哪些是识别区域，再对文字识别区域进行切割和分类，最后基于统计模型进行纠错和识别。但传统识别方法在面对复杂的识别环境时难以提高识别准确率，如多语言混合、低分辨率、非均匀光照、艺术字体、复杂版式等情况，研究人员为了克服这些难点，尝试了很多种方法。近年随着深度学习的兴起，打破了传统OCR的技术瓶颈。传统的机器学习需要先确定特征和标签，然后用一系列算法对这些数据进行计算，然后保存模型，最后对分类的准确性进行预测。

2）档案管理OA审批制度建设

档案管理OA系统内容包括档案入库OA审批、档案调阅利用OA审批，OA系统以事件为中心，从发出相应的入库/调阅申请、申请通过至开始档案管理操作，均需进入OA系统运转,运转过程中OA系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作进行效能督查。OA系统设置操作权限，凡档案管理操作记录，只有参与流程的相关人员才有权限查阅。对已办结的文件，除涉密文件外，均公开发布供查阅。

档案智慧检索功能建设

企业从成立伊始，在每天的生产活动中，无论从人事行政、财务结算、科研总结、市场活动、资本投入等角度均会产生大量档案，在数据海量的档案数据中，如何快速提取需利用的档案，档案智慧检索功能建设将帮助人们实现该功能，信息检索主要是指信息的表示、存储、组织和访问，即根据用户的查询要求，从信息数据库中检索与之有关的信息资料。信息检索的目的是获取所需信息，而这要基于比较完善的检索技术。实现信息检索功能的技术，就是信息检索技术，实际上，它主要是指一系列有关的信息检索算法及其软件设计。也发生了重要变化，智能化要求就是近期信息检索技术的典型要求，这就要求信息检索技术做出变革，适应用户的需求。

3、制定出解决潜在风险的对策

随着大数据时代的来临，在档案管理工作中，应用大数据技术存在着一定的风险，在传统的规章制度中，并没有对相关方面做出一些明显的约束管理，能够不断提高档案管理工作的机密性，就需要结合实际发展，不断调整档案管理制度，有效保证档案管理制度科学合理，从而应对大数据时代背景下档案管理工作存在的潜在风险。在档案管理中有效应用大数据技术能够提高管理工作的效率，同时也更有利于工作人员的工作，但是应该由专业的档案管理工作人员进行操作，保证档案管理工作人员具备相应的综合素养，同时还需要相应的制度来制约档案管理工作人员的行为，保证档案管理工作能够有序完成。

智慧档案数据化管理功能的实现价值

档案资源活化

智慧档案数据化实现档案的“活化”。档案数据化管理功能的价值主要体现在两个方面：一方面体现在档案数据中，档案数据这一部分本身即具备数据特征，是智慧档案馆馆藏的数据基础。另一方面是对数字化馆藏进行数据化，通过将数字态档案转变为数据态，实现档案的“活化”，使档案可以被计算机检索、组织、复用等，从而进行内容管理和智能分析。

提高档案管理效率

数字化档案管理相对于纸质管理效率成倍提高，档案管理工作人员可以在统一的信息管理平台上进行在线办公，减少了人力成本投入，缩短了传统档案管理工作中查询、借阅等环节所需时间，大大提高了档案管理效率。

实现“互联网+”绿色档案管理

大力推进网络化信息平台建设。现实表明“互联网+”档案冶理的终极目标是为人们提供快速、便捷、优质的档案利用和服务。建设互联网档案服务平台尤为重要。可以最大限度地服务网络用户“互联网+”模式的提出为绿色档案资源的共享提供了新型载体，可以使服务面大大拓宽、服务质量大大提升。

档案从传统介质到数字态，再到数据态的转变，体现了管理颗粒度由粗到细的不断深入。档案数字化发展除了带来管理理念的冲击和改变，更多的是技术要求的不断迭代与更新。在未来档案数字化发展中，还需要通过数字信息化技术与传统档案管理工作的融合，加强现代档案管理理念的渗透，有效发挥数字信息化档案管理系统在档案收集、整理、共享等方面的优势。