南沙自贸区法院引入RFID技术管理档案卷宗

“这套RFID系统实际上多用于图书管理，很少有法院使用，引入这套系统后，我们与技术人员多次沟通调整，最终才形成我们眼前所看到的这个样子。”广东自由贸易区南沙片区人民法院(以下简称“南沙自贸区法院”)信息建设相关负责人告诉记者，“这套智能档案管理系统，可以说是根据我们法院需要量身定制、独一无二的。”

为加快智慧法院建设，南沙自贸区法院在诉讼服务大厅、科技法庭、执行指挥中心等重点场所都进行了信息化升级改造。同时，在档案管理、固定资产管理等审判执行辅助环节，智能化建设也在同步进行中。如今，南沙自贸区法院的智慧档案库房已全面建成并投入使用一年。

智能操作 工作效率成倍提高

近年来，随着案件数量的大幅增长，法院档案数量也迅速增多，传统的档案管理方式与技术手段越来越难应对查档难、盘点难、防盗难等种种难题。南沙自贸区法院引入的RFID智能档案管理系统，为入库卷宗注册RFID电子芯片，植入隐形电子标签，应用无线射频识别技术，与法院原有的档案管理系统对接融合，在个性化设置之后，形成了具有自贸区法院特色的档案管理模式。

“去年，执行局在开展全面决胜执行难的行动中，一次性批量调取了5000多件案卷。传统方式大约要10天时间才能完成人工核对、登记、签名确认等流程，容易出错。而利用RFID系统的非接触式数据采集、批量快速读取、实名留痕化操作等功能，大约2.5小时就准确完成了5000件案卷的实名调卷登记。”南沙自贸区法院档案员告诉记者，法院档案管理工作中，档案调取利用频繁，一般在系列执行案件恢复执行、案件质量评查、上级法院专项检查、档案移交扫描等情况下都可能需要批量调卷。此时，RFID系统对批量数据的快速读取就能发挥优势，极大提高工作效率。

档案管理员指纹识别后，记者随之走进了南沙自贸区法院智能档案库房，不到200平方米的空间内，由于配备了电动智能密集架，大约可存放10万卷诉讼档案。管理员告诉记者，传统档案柜之间必须预留过道，空间利用率低，同样的空间大约只能存放3万卷档案，如今的存储量提高到原来的3倍多。面对如此大量的卷宗档案，法院档案管理员每年都要定期盘点。由于卷宗数量大，传统的人工盘点方式容易出错，且耗时长，盘点1万卷卷宗，大约要耗费10天时间。现如今，基于RFID系统的批量化操作和虚拟库房优势，盘点准确率提高，时间缩短，约1天即可准确盘点1万卷卷宗。

一体监控 防止档案丢失被盗

刚走进南沙自贸区法院的智能档案库房，记者就听见了一阵“嗡嗡”声，档案员向记者解释道，这是库房内的恒温恒湿系统正在工作。原来，库房的一体化监控平台能对档案库房内的空调、恒湿净化消毒一体机进行控制，并通过温湿度变送器，实现库房的恒温恒湿以及空气净化消毒，从而保证纸质卷宗档案不霉变、不生虫，库房内铺设的防火复合地板，静音、防尘、防潮，多管齐下，确保卷宗档案能够保存更久。同时，一体监控平台能对法院所有档案库房、扫描室、阅卷室的智能设备进行集中管控，24小时自动巡检，提起多种远程告警，一旦出现异常出入便会即时发送短信到档案员手机。

档案员还为记者演示了，如果有人试图不经登记就带着卷宗离开档案库房，安装在库房出口的通道式阅读器，就会通过远距离RFID认证实现非法取走报警，记录下具体是哪一卷档案在何时被带出库房。而常规的档案调取、借阅都会实名登记、全程留痕，借阅到期系统会提醒归还。

另外，由于RFID系统的无线射频识别和非接触式数据采集特性，需要在每一个卷宗档案内部加装电子芯片。相比条形码、二维码，电子芯片的数据存取具有密码保护,识别码独一无二且无法复制或仿造，安全保密性更好。同时，芯片的体积非常小,加装的位置也十分隐蔽，每一卷档案芯片的加装位置也随机的、不相同的，因此无法被轻易取出，能够有效地防止档案丢失或被盗。

法院的档案管理工作是保障法律审判工作有序进行的重要环节。南沙自贸区法院信息建设相关负责人表示，新形势下,南沙自贸区法院将进一步加智慧法院建设，不断改革创新，提升法院档案管理工作的信息化、智能化水平，全面促进审判执行工作转型升级，推进审判体系和审判能力现代化。